Håndbog for nye iværksættere

Iværksætter 2025?

I mange år udgav Regnskabsskolen årligt en lille iværksætterhåndbog, og selv om den publikation nu er lagt på hylden, vil vi ikke snyde dig for vores tips til:

• Forretningsplan
• At styre en virksomheds økonomi
• Budget
• Fradrag i den skattepligtige indkomst
• Takster og satser
• Moms
• Bogføring og årsregnskab
• Ansatte medarbejdere
• Private indskud og hævninger
• Økonomisk rapportering (inkl. budgetopfølgning)

Tillykke med din nye virksomhed

Velkommen til livet som iværksætter! Vi håber, du får glæde af vores iværksætterhåndbog nedenfor.

I Ri Regnskabsskolen vil vi gøre regnskab og administration så let som muligt for iværksættere og selvstændige, og her har vi samlet en række råd og erfaringer, som gør det lettere for dig at komme i gang.

Får du brug for hjælp, er du altid velkommen til at kontakte os.

God læselyst.

Forretningsplan

Enhver, som starter en virksomhed, har en plan. Så hvad enten du har brugt ordet før eller ej, har du lavet en forretningsplan, inden du besluttede dig for at starte en virksomhed: Du har overvejet, hvilket produkt eller hvilken service du vil markedsføre, og gjort dig tanker om, hvor de første kunder skal komme fra.

Ordet forretningsplan bruges om en samlet beskrivelse af din forretningsidé og -metode. Der findes mange forskellige versioner af forretningsplanen. Nogle lægger megen vægt på, at en forretningsplan er udarbejdet, andre gør ikke. Det afhænger blandt andet af, hvor kompliceret hele din virksomhedsdannelse er.

Hvis du ikke mener, du har brug for en omfangsrig skriftlig forretningsplan, så forhold dig i det mindste til de svære spørgsmål: Dem, du ikke uden videre kan svare på, i listen herunder.

Forretningsplaner har det med at blive forældede, så hvis du synes, din forretningsplan er et godt arbejdsredskab, skal du regne med, at den skal revideres, måske flere gange i løbet af det første år. Når din virksomhed er godt i gang, vil forretningsplanen måske blive erstattet af nogle mere specifikke beskrivelser af målene for det kommende år og de udviklingsaktiviteter, du vælger at igangsætte.

Minimumsindhold for en forretningsplan kan være:

• Idégrundlag
• Personlige mål og dine stærke og svage sider
• Produktet/ydelsen
• Markedsbeskrivelse, trusler og muligheder
• Markedsføring og salg
• Organisering af virksomheden
• Udviklingsmuligheder
• Budgetter
• Finansiering

Hvis du skal bruge penge udefra, f.eks. i form af en kassekredit, er det overvejende sandsynligt, at banken beder om at se din forretningsplan. Så kan du skrive den bare for at få dit lån – og måske bliver du mere afklaret omkring nogle forhold undervejs. Hvis du ikke ”bare” kan skrive den, så er det netop en god idé at gøre det.

Det økomiske hjul er Ri Regnskabsskolens model for læring og styring af en virksomheds økonomi. Den viser i indercirklen de områder, man som iværksætter og virksomhedsejer bør have viden om, og viser i ydercirklen den proces, man som virksomhedsejer kontinuerligt skal gøre. Mange af Ri Regnskabsskolens kurser, bøger og andre materialer omhandler ét eller flere af disse emner.

At styre en virksomheds økonomi

Det er altid ejerne eller ledelsen i en virksomhed, der er ansvarlig for virksomhedens økonomi. Derfor skal du som iværksætter have en grundlæggende viden om og overblik over din virksomheds økonomi fra ende til anden.

Som illustrationen ovenfor viser, er der grundlæggende 7 ting, du skal vide, og 4 ting, du skal gøre, når du er ansvarlig for en virksomheds økonomi. Du skal vide noget om:

1. Virksomhedens indtægter: Kravene til fakturaer eller andre salgsbilag, mulighederne for at få penge fra dine kunder.
2. De skattemæssige fradrag: Hvor meget kan du trække fra i skat, når det gælder vareforbrug, personaleudgifter, husleje, reklame mv.
3. Hvordan man beregner løn til andre, reglerne for freelancere og honorarudbetaling. Løn til ejeren i selskaber.
4. Momsreglerne: Der er forskel på reglerne, om du sælger i Danmark, EU eller det øvrige udland. Nogle varer og ydelser er momsfritagede, og så kan man heller ikke løfte moms af regningen.
5. Virksomhedens status eller balance er vigtig, fordi virksomhedens værdi afhænger af balanceposterne: Ejer virksomheden selv sine aktiver – eller er alt finansieret ved gæld?
6. Likviditeten kan være en stor udfordring for mange virksomheder. Hvor stor er virksomhedens likviditetsbehov – og hvordan kan man styre den ved hjælp af betalingsbetingelser.
7. Ejerforholdene handler om ejerens eller ejernes personlige grund til at have virksomheden: Er der tale om en investering, hvor der forventes et udbytte, eller er virksomheden til for at skabe et job til ejeren?

Herudover er der fire opgaver, du skal sørge for, bliver løst:

1. Budgettering: Både i forbindelse med din opstart og senere skal du lave budgetter, så du ved, hvordan dine indtægter og omkostninger skal være, for at du når dine mål.
2. Bogføring af bilagene vil sige at registrere dem, sådan at materialet opfylder kravene i bogføringsloven og danner grundlag for årsregnskab eller årsrapport.
3. Rapportering: Både internt til dig selv eller virksomhedens ejere og eksternt: Der kan være tale om momsafregninger, årsrapporter og/eller selvangivelse for virksomheden til SKAT.
4. Analyse af regnskabet og økonomien giver dig redskaber til din virksomhedsstyring, så du ikke får flere overraskelser end højst nødvendigt.

Budget

Alle virksomheder har brug for et budget. Nogle har brug for flere budgetter. Budgettet er dine forventninger til fremtiden, udtrykt i tal. Hvis du har lavet en forretningsplan, skal de mål og midler, du har beskrevet der, kunne lade sig gøre økonomisk, og af budgetterne vil det fremgå hvordan.

Der kan være tale om flere forskellige budgettyper, hvoraf etableringsbudgettet og driftsbudgettet er de to, som de fleste selvstændige kommer til at udarbejde.

Etableringsbudget

Etableringsbudgettet er dit startbudget: Hvad koster det at starte firmaet? Eller at starte en ny aktivitet inden for en eksisterende virksomhed.

Her er der tale om både engangsudgifter, f.eks. til lokaleindretning, køb af produktionsudstyr og andre nødvendige investeringer, og pengebindinger, f.eks. betaling af depositum, goodwill eller tilsvarende.

Udgifter til f.eks.betaling af husleje, indtil virksomheden går i gang, kan også medtages i etableringsbudgettet. Sidst i budgettet vil det være fint at angive, hvordan etableringen skal finansieres: Hvor meget skyder du selv ind, hvor meget skal skaffes ad anden vej?

Driftsbudget

Driftsbudgettet er det vigtigste budget i de fleste virksomheder. Nogle kalder det ”resultatbudgettet”, fordi det viser virksomhedens resultat:

I driftsbudgettet beskrives virksomhedens indtægter og udgifter, så det fremgår, om aktiviteterne giver overskud eller underskud. Typisk er driftsbudgettet delt op i måneder for det indeværende år og kvartalsvis eller årligt for det kommende år. Hvis din virksomhed er momsregistreret, skal alle udgifter og indtægter angives i driftsbudgettet uden moms.

Driftsbudgettet skal enten indeholde løn til ejeren eller vise så stort et overskud, at ejeren kan leve af det – hvis det ellers er tanken med virksomheden, at ejeren skal have løn. Lav budgettet så realistisk som muligt. Det giver dig de bedste forudsætninger for at følge, hvordan det faktisk går.

Det er almindeligt at lave budgetterne i regneark og at følge op på driftsbudgettet flere gange i løbet af året. Læs mere om dette i afsnittet ”Økonomisk rapportering”.

Fradrag i den skattepligtige indkomst

Den skattepligtige indtægt beregnes sådan:

Omsætning
– fradragsberettigede udgifter
= Beskatningsgrundlag

Det er derfor vigtigt at vide, hvilke udgifter der er fradragsberettigede, og hvilke der ikke er. Du skal ikke snyde i skat, men du skal heller ikke snyde dig selv. For nogle iværksættere er det svært at vænne sig til at tage stilling til, om en udgift vedrører virksomheden, eller om den vedrører privaten, men det er vigtigt at få delt udgifterne rigtigt op. Del dine indkøb i supermarkedet op, så virksomhedens indkøb er på en kvittering (og betales med firmadankortet) og de private på en anden (og ikke med firmadankortet!).

Hver virksomhed kan trække de udgifter fra, som medgår til at ”erhverve, sikre og vedligeholde indkomsten”. Det er forskelligt, hvad vi har brug for, og derfor kan ikke alle virksomheder trække de samme udgifter fra. Ikke engang inden for samme branche.

Almindelige fradragsberettigede udgifter er vareforbrug, udgifter til personale og lokaler, administrationsudgifter (f.eks. kontorartikler, forsikringer, revisor, faglitteratur mv.), kørsel/anden personbefordring og reklameudgifter. Men så let er det selvfølgelig ikke. Der er mange undtagelser, denne liste er langt fra fyldestgørende, men her er nogle stikord:

Vareforbrug:

Kun de varer, der er brugt til videresalg. Varelageret er ikke skattemæssigt fradragsberettiget.

Erhvervslokaler i privatboligen:

Mange og skrappe krav skal være opfyldt, herunder at rummet faktisk skal være ubeboeligt. Spørg SKAT i hvert enkelt tilfælde.

Kørsel i privat bil:

Man fører kørebog og udbetaler sig selv skattefri kilometerpenge efter statens satser. Se satsen sidst i kapitlet. Eller man kan vælge, at bilen bliver betalt delvist af firmaet, delvist med private midler.

Firmabil:

Hvis virksomheden ejer bilen og stiller den til rådighed for ejeren eller en medarbejder, udløser det beskatning af fri bil. Læs mere på skat.dk om beskatningen.

Rejseudgifter:

Nødvendige rejser efter regning, dvs. firmaet betaler udgifterne, eller du kan beregne og hæve diæter efter statens takster. Satsen findes sidst i kapitlet her. Hvis du får fradrag for diæterne, er der en maksimumgrænse på 32.800 kr. pr. år (2024).

Profilbeklædning:

Kun med synligt logo, det er bestemt ikke en konto til køb af privat tøj på firmaets regning. Og der er forskel på en t-shirt med stor reklameværdi (OK) og et lækkert jakkesæt til ejeren, når han skal på messe.

Arbejdstøj:

Hvis tøjet bliver mere beskidt og mere slidt end ved normalt brug, kan arbejdstøj være fradragsberettiget. Det kan være forklæder i et køkken, arbejdstøj og sikkerhedssko til håndværkeren og tilsvarende.

Repræsentation:

Kun 25 % af udgiften er fradragsberettiget. Og du skal kunne redegøre for, hvem du har spist med/givet gaver, og i hvilken anledning.

Takster og satser 2025

Der er en række satser, som har betydning for selvstændigt erhvervsdrivende og virksomhedsejere, som ændres jævnligt – som regel en gang årligt. De nedenstående er meget brugte:

Bundskat: 12,06 pct.
Kommunalskat: (variabel)
Topskat: 15 pct.
Bundgrænse for topskat (efter at AM-bidrag er fratrukket): 611.800 kr.
Skatteloft (personlig indkomst): 52,07 pct.
Bagatelgrænse for arbejdsrelaterede personalegoder: 7.300 kr.
Straksafskrivning: 34.400 kr.

Diæter – rejsegodtgørelse:
Kostgodtgørelse pr. døgn: 597 kr.
Logigodtgørelse pr. døgn: 256 kr.

Befordringsgodtgørelse:
Befordring mellem hjem og arbejde (over 24 km og op til 120 km frem og tilbage): 2,23 kr. pr. km.
Befordring mellem hjem og arbejde (over 120 km): 1,12 kr. pr. km.
Dette beløb er et fradrag i den personlige indkomst og opgøres på selvangivelsen.

Kørselsgodtgørelse:
Skattefri kørselsgodtgørelse (erhvervsmæssig brug af privat bil): 3,81 kr. pr. km for de første 20.000 km.
Skattefri kørselsgodt-gørelse ud over 20.000 km.: 2,23 kr. pr. km.

Cykel eller knallert: 0,63 kr. pr. km.

Du skal huske at føre kørebog.

Moms

Momsen i Danmark er 25 %. Udgangspunktet er, at når du sælger en vare eller ydelse, skal der lægges 25 % oveni. Beløbet er en merværdiafgift, og pengene skal afregnes til SKAT.

Inden beløbet afregnes, kan du trække momsen af de varer og ydelser, som du har købt vedrørende det momspligtige salg, fra.

Salgsmoms kaldes nogle gange ”udgående moms”. Salgsmomsen er det momsbeløb, der bliver beregnet af dine salg. Købsmomsen kaldes tilsvarende ”indgående moms”. Købsmomsen er det beløb, du beregner af de køb, du har, som vedrører dit momspligtige salg, hvis der ellers var moms på den vare eller ydelse, du købte.

Hvis du har købt en vare for 400 kr. og solgt den videre for 1.000 kr., ser momsberegningen sådan ud:

Salg: 1.000 kr.
Virksomhedens indtægt: 800 kr.
Moms: 200 kr.

Køb: 400 kr.
Virksomhedens udgift: 320 kr.
Moms: 80 kr.

Moms, der skal afregnes: 200 kr. – 80 kr. = 120 kr.

Hvis du regner på tallene, kan du se, at momsbeløbet er 25 % af virksomhedens indtægter og udgifter. Men 20 % af det samlede salg eller køb. Det vil sige, at når du ser på priser inklusive moms, skal du beregne 20 % for at finde momsen. Men når du ser på priser før moms, skal momsen beregnes som 25 %.

Momsperioder

For nystartede virksomheder afregnes momsen kvartalsvis. SKAT vil løbende holde dig orienteret om momsperioderne og betalingsfristerne, hvis du har oplyst din e-mailadresse til dem.

Momsfritagelser og 0-moms

Nogle brancher er ikke momspligtige. De betaler ikke moms men lønsumsafgift. Det drejer sig for eksempel om forsikringsbranchen, visse sundhedsydelser, nogle typer spil, personbefordring og kulturelle aktiviteter. Hvis du køber noget fra virksomheder, som ikke lægger moms på regningen, må du heller ikke trække momsen fra i din momsafregning. Er du i tvivl vedrørende din egen virksomheds aktiviteter, skal du kontakte SKAT.

Handel med udlandet

Der er særlige regler for køb og salg til udlandet, herunder Færøerne og Grønland. Man skelner mellem EU-lande og lande uden for EU, og der er forskellige regler for varer og ydelser. Hvis du køber varer fra udlandet til brug i din danske virksomhed, skal du som hovedregel ikke betale den udenlandske moms, men du skal lave en særlig momsberegning, hvor du afregner momsen på vegne af sælgeren, samtidig med at du får et momsfradrag af samme størrelse.

Momsangivelsen

Hvis du bogfører dine bilag i et økonomiprogram, vil du kunne udskrive en momsrapport, når du er færdig med tastearbejdet. Får du assistance udefra, vil din bogholder eller revisor kunne levere dig tallene. De skal indberettes på tastselv.skat.dk. Når du har adgang til systemet, bliver du guidet igennem indberetningen, som ender med en kvittering og oplysning om, hvordan du indbetaler på virksomhedens skattekonto. Har du i en periode flere udgifter end indtægter, kan en negativ momsafregning forekomme. I så fald vil SKAT sætte den tilgodehavende moms ind på din virksomheds Nemkonto.

Bogføring og årsregnskab

Alle erhvervsdrivende har pligt til at bogføre. ”Bogføring” vil sige at registrere sine indtægter og omkostninger samt øvrige økonomiske dispositioner på en måde, som opfylder bogførings-lovens krav.

Det vigtigste ved bogføringen er, at man har dokumentationen i orden. Du skal derfor gemme dit bilagsmateriale: Fakturaer, kvitteringer, kasseboner, bankkontoudtog … Alt, hvad der er med til at beskrive en økonomisk forpligtelse eller transaktion i din virksomhed. Den senere bogføring er ingenting værd, hvis ikke den kan dokumenteres af bilagene. Bilagene må gerne opbevares elektronisk – de skal bare være til stede og i en tilstand, hvor andre, herunder SKAT, kan finde rundt i dem, hvis det skulle blive nødvendigt.

De fleste vælger at bruge et økonomisystem til bogføring, selvom det også har været lovligt at gøre med kolonnebøger og kuglepen. Økonomisystemerne – eller regnskabsprogrammerne – kan ud over at understøtte bogføringen – som regel også bruges til at skrive fakturaer og rykkere ud til kunderne. Når alle bilag er tastet korrekt ind i økonomisystemet, kan man også udskrive en momsrapport, så momsberegningen er lavet i samme omgang.

Bogføringen danner samtidig grundlag for virksomhedens årsrapport eller årsregnskab. Bogføringen er i langt de fleste tilfælde den største del af arbejdet med årsregnskabet, så hvis du får den på plads løbende, er du rigtig godt med. Hvis du har spørgsmål om valg af bogføringsprogram eller om man skal bogføre selv eller købe hjælp udefra så meld dig til et af vores informationsmøder eller webinarer for nye iværksættere.

Hovedoverskrifterne for regnskabet er:

Resultatopgørelse:

Indtægter
– udgifter
= resultat (virksomhedens overskud eller underskud)

Balance:

Er der tale om et selskab, for eksempel et anpartsselskab, skal årsrapporten indsendes til Erhvervsstyrelsen. Herudover skal alle bruge tal fra årsregnskabet til enten virksomhedens eller ejerens selvangivelse.

Ansatte medarbejdere

Med ”løn” mener vi udbetaling af A-indkomst. Ejere af selskaber, f.eks. anparts- eller aktieselskaber, kan hæve løn på samme måde som ansatte får udbetalt løn. Hvis du er indehaver af en personligt ejet virksomhed, hæver du ikke løn men ”forventet overskud”, se kapitlet om private indskud og hævninger.

Når du skal til at have lønnede medarbejdere i din virksomhed, skærpes kravene til din administration. Der bliver flere frister at overholde, og konsekvenserne af ikke at have styr på det er store. Hverken medarbejderne, rådgiverne eller skattevæsenet ser med milde øjne på rod i lønbogholderiet.

Det er lettest at lave lønnen ved at bruge et lønsystem. Der er flere gode at vælge imellem, så se dig omkring og bed om råd fra dit netværk, din revisor eller bogholder. Et fornuftigt lønsystem sørger for, at løn og skat bliver afregnet præcist til tiden, og at indberetningerne er korrekte, så du ikke selv skal beskæftige dig med den slags.

Opgaver, der kan ordnes via lønsystemer (husk at tjekke, om det lønsystem du vælger, kan klare alle opgaver):

• Beregning af time- og månedsløn og udbetaling af nettolønnen til medarbejderen
• ATP: Arbejdsmarkedets tillægspension
• AM-bidrag, i øjeblikket 8 %
• A-skat
• Feriegiro/feriepenge: Beskatning og overførsel af feriepenge til Feriekonto
• Pensionsordninger, udbetaling af kørselsgodtgørelse og udlæg.

Herudover skal du selv sørge for:

• Lovpligtig arbejdsskadeforsikring
• Evt. sygedagpengeforsikring.

Der er altså en række udgifter ud over den månedlige løn, som følger med det at have ansatte. Hvis der også skal tages højde for sygdom og lidt frynsegoder, er det realistisk at afsætte 135 % af lønnen i dit budget.

Private indskud og hævninger

Det er almindeligt, at iværksættere indskyder penge i virksomheden i starten. Nogle gange som en planlagt investering, andre gange fordi der akut mangler likviditet. Sørg for at få registreret disse udlæg for virksomheden korrekt i dit regnskab, så du hele tiden har overblik over, hvor stort dit indskud er.

Nogle iværksættere kan hæve penge til privatforbrug fra virksomhedens start eller næsten fra starten. Andre venter nogle måneder og lever af opsparing, private lån eller en partners løn. Hvis du har en enkeltmandsvirksomhed eller et interessentskab, hæver du ikke egentlig løn, men ”forventet overskud”.

I regnskabet står pengene som ”hævet privat” eller ”mellemregning med ejeren”, de står ikke registreret under lønninger. Det er vigtigt at huske, at de penge, du hæver, ikke er beskattede, som hvis det havde været en normal løn med A-skat. Derfor skal du sørge for at få din forskudsregistrering i orden, så du kommer til at betale løbende B-skat. Hvis din forskudsregistrering er forkert, oparbejder du måske en skattegæld, som kan være svær at få betalt senere.

Der findes forskellige beskatningsordninger for selvstændige, f.eks. virksomhedsordningen og kapitalafkastordningen. Om det kan betale sig at bruge disse, afhænger af en række faktorer. Du skal især være opmærksom, hvis virksomheden har store renteudgifter eller et overskud, som er større, end hvad du har tænkt at hæve til privatforbrug. De fleste helt nye iværksættere har ikke brug for disse ordninger, men hvis du er det mindste i tvivl, så spørg en rådgiver.

Indskud og hævninger i selskaber

Har du et anpartsselskab eller aktieselskab, kan du lægge ud for selskabet, ligesom man kan i de personligt ejede virksomheder. Og få pengene retur, når det kan lade sig gøre. Men kontoen må aldrig gå i minus: Du må ikke hæve flere penge fra selskabet, end du har lagt ud. Hvis du har brug for penge fra selskabet, skal de lønbehandles og beskattes først. Når ejeren hæver penge på et selskabs konto uden at få dem beskattet, kaldes det et ulovligt aktionærlån, og selvom det ikke er helt ualmindeligt at det sker, er det bedst at holde årsrapporten fri for bemærkninger af den type. Så hold tingene godt adskilt.

Økonomisk rapportering og budget

Virksomhedens regnskabsmateriale skal bruges til momsregnskab og årsregnskab. Men også internt i virksomheden og i forhold til virksomhedens samarbejdspartnere, herunder eventuelt pengeinstitut og investorer, er det væsentligt at have overblik over, hvordan økonomien udvikler sig.

Det er almindeligt at lave månedlig eller kvartalsvis budgetopfølg-ning, hvor virksomhedens realiserede resultater sammenlignes med det budgetterede. Her kan du få et pejlemærke for, om der er nogle forhold, der skal ændres, for at nå de ønskede mål.

Herudover kan man beregne nøgletal, som på en let og overskuelig måde illustrerer, hvordan virksomheden klarer sig i forhold til sidste år (eller sidste måned) – eller i forhold til andre virksomheder i samme branche.

Der findes nøgletal, som beskriver virksomhedens indtjeningsevne, soliditet, risikoprofil, likviditet og finansiering, og det er almindeligt, at virksomheder herudover udarbejder deres egne, specifikke nøgletal for at få det bedst mulige beslutningsgrundlag.

Eksempel:

Dækningsgraden er et vigtigt nøgletal for handelsvirksomheder, som fortæller om virksomhedens evne til at tjene penge ud over, hvad der medgår til vareforbruget. Det består af virksomhedens (eller et enkelt produkts) dækningsbidrag målt i forhold til omsætningen.

Dækningsbidraget = omsætningen – variable omkostninger (vareforbrug)

Dækningsgrad = dækningsbidrag * 100/omsætningen

Hvis varesalget er 1.500 kr., og varerne er købt for 800 kr., er dækningsbidraget altså 700 kr., og dækningsgraden er 700*100/1500 = 46,7 %.

Det betyder, at hver gang virksomheden sælger varer for 100 kr., bliver der 46,70 kr. tilbage til de faste udgifter (og overskud), når varerne er betalt.

Brug for hjælp? Kontakt os

Vi håber, at du har fået noget ud af denne lille introduktion til nogle af de generelle iværksætterspørgsmål. Har du lyst til at læse mere ved at købe nogle af vores bøger eller måske deltage i et kursus, er du meget velkommen på shop.ri.dk.

Du må også meget gerne kontakte os på 3333 0161 eller post@ri.dk, hvis vi kan hjælpe med noget.