Når regnskabsåret er slut, er det ikke nok at konstatere, at alle årets bilag er bogført. Nu skal bogføringen kontrolleres, afstemmes og reguleres, så den giver det rigtige billede af virksomhedens økonomi.
Det er det arbejde, vi kalder årsafslutningen.
Hvor omfattende den er, afhænger naturligvis af virksomheden. En mindre enkeltmandsvirksomhed uden ansatte, lager og større anlægsaktiver har en noget enklere årsafslutning end en virksomhed med mange kunder, medarbejdere, biler og varelager.
Men grundprincippet er det samme: Før du kan lave årsregnskabet, skal du sikre dig, at bogføringen er rigtig.
Start med at kontrollere bogføringen
Alle kan lave bogføringsfejl. Et beløb kan være tastet forkert, en udgift kan være havnet på den forkerte konto, eller der kan være brugt en forkert momskode.
Derfor er en gennemgang af bogføringen en vigtig del af årsafslutningen.
En god metode er at gennemgå kontokortene og se efter posteringer, der skiller sig ud. Du behøver ikke nødvendigvis nærlæse hver eneste linje. Ofte kan du ved at skimme kontiene opdage ting, som ikke ser ud til at høre hjemme.
Ligger der pludselig en udgift på en omsætningskonto? Er et usædvanligt stort beløb havnet blandt de almindelige småudgifter? Er der moms på en postering, hvor du ikke ville forvente det?
Jo bedre du kender virksomheden og bogføringen, desto lettere er det naturligvis at opdage den slags.
Og finder du en fejl, så ret den på en måde, så man bagefter kan se, hvad der er sket.
Få styr på bank, debitorer og kreditorer
Herefter kommer afstemningerne.
Banken er et oplagt sted at begynde. Saldoen i bogføringen skal stemme med saldoen i banken på regnskabsårets sidste dag. Hvis den ikke gør, skal differencen findes – ikke bare parkeres på en tilfældig konto for at få regnskabet til at gå op.
Det samme gælder virksomhedens debitorer og kreditorer.
Debitorlisten fortæller, hvad kunderne skylder virksomheden. Men årsafslutningen er også anledning til at spørge: Har vi faktisk alle de penge til gode?
Måske står der en gammel faktura, som kunden aldrig kommer til at betale. Måske er en betaling ikke blevet udlignet korrekt. Eller måske mangler der en faktura i bogføringen.
På kreditorsiden gælder det tilsvarende: Har vi fået alle årets regninger med? En leverandørfaktura hører ikke nødvendigvis til i det år, hvor den bliver betalt. Det afgørende er, hvilket år udgiften vedrører.
Hører alle indtægter og udgifter til i år?
Forestil dig, at virksomheden i december betaler en forsikring, som også dækker en stor del af det følgende år. Hele betalingen er gået ud af banken i december, men hele udgiften hører ikke nødvendigvis til i årets resultat.
Derfor skal nogle udgifter fordeles mellem regnskabsårene. Det kaldes periodisering.
Det kan også være, vi har modtaget en vare eller en ydelse i december, og fakturaen først kommer i januar. Eller vi kan selv have udført arbejde inden årets udgang, som endnu ikke er faktureret.
Årsafslutningen handler derfor ikke bare om at se på, hvornår pengene er gået ind og ud af banken. Du skal også have styr på, hvilket regnskabsår indtægterne og udgifterne faktisk hører til.
Hvad ejer virksomheden ved årets udgang?
Balancen skal også have et realitetstjek.
Har virksomheden et varelager, skal det gøres op ved årets afslutning. Det er ikke nok at se på, hvad der står på lagerkontoen i bogføringen. Det fysiske lager og bogføringen skal passe sammen.
Det samme gælder virksomhedens øvrige aktiver.
Har virksomheden fx købt inventar, maskiner eller andre større aktiver, skal du have styr på, om de er bogført korrekt, og om der skal foretages afskrivninger.
En afskrivning fordeler udgiften til et aktiv over den periode, hvor virksomheden har glæde af det. Derfor kan det være nødvendigt at foretage årets afskrivninger som en del af årsafslutningen.
Og igen er det værd at bruge sin sunde fornuft: Stemmer værdierne i bogføringen med det, virksomheden rent faktisk ejer og har til gode?
Husk de private poster i enkeltmandsvirksomheden
I en enkeltmandsvirksomhed er der nogle særlige forhold, som skal med i årsafslutningen.
Ejeren og virksomheden er ikke to forskellige juridiske personer på samme måde som i fx et ApS. Derfor vil der ofte være bevægelser mellem virksomhedens økonomi og privatøkonomien i løbet af året.
Det kan være private hævninger og indskud, udgifter betalt privat på virksomhedens vegne eller virksomhedens betaling af noget, der helt eller delvist er privat.
De poster skal være placeret rigtigt, inden regnskabet kan afsluttes.
Egenkapitalen er derfor vigtig i en enkeltmandsvirksomhed. Den viser blandt andet bevægelserne mellem ejeren og virksomheden og er med til at binde regnskabet sammen.
Årets sidste posteringer
Når bogføringen er gennemgået og kontiene afstemt, vil der ofte være nogle posteringer, som først laves i forbindelse med årsafslutningen.
Det kan blandt andet være:
- periodisering af indtægter og udgifter
- regulering af varelager
- afskrivninger på inventar og andre aktiver
- tab på kunder
- private andele og hævninger
- udgifter, der ikke skal påvirke virksomhedens skattemæssige resultat
- andre reguleringer, som først kan beregnes, når året er slut.
Præcis hvilke posteringer der er nødvendige, afhænger af virksomheden og af, hvad der allerede er bogført løbende gennem året.
Jo mere der bliver afstemt og reguleret undervejs, desto mindre oprydning vil der typisk være ved årsafslutningen.
Fra bogføring til årsregnskab
Når årsafslutningen er færdig, skulle du gerne stå med en bogføring, hvor resultatopgørelse og balance kan danne grundlag for årsregnskabet.
For en enkeltmandsvirksomhed er der ikke de samme krav til en offentlig årsrapport som for et selskab. Men der skal stadig være styr på virksomhedens resultat og de oplysninger, der skal bruges skattemæssigt.
Og et ordentligt årsregnskab er ikke kun noget, vi laver for myndighedernes skyld.
Det fortæller også virksomhedsejeren, hvordan året rent faktisk er gået: Hvad tjente virksomheden? Hvad ejer den? Hvad skylder den? Er der kunder, der ikke betaler? Er omkostningerne steget? Og ser økonomien ud, som man troede, da man kun kiggede på bankkontoen?
Det er i sidste ende hele pointen med årsafslutningen: At få ryddet op, kontrolleret og gjort tallene færdige, så de kan bruges til noget.
Vil du lave årsafslutningen selv? Så kan vi lære dig det. Se vores relevante kurser her:
Årsregnskab for enkeltmandsvirksomheder