Verden står jo ikke stille, og det gør vores virksomheder heller ikke. Derfor kan der opstå nye behov og muligheder, eller vi kan være nødt til at ændre strategi for stadig at kunne beholde vores omsætning eller position på markedet.
Hvis der sker forandringer i din virksomhed, som medfører, at du skal ændre ansættelsesvilkårene for en, flere eller alle medarbejdere, skal du først afgøre, om der er tale om en mindre ændring eller en væsentlig ændring.
Små ændringer i en medarbejders ansættelsesvilkår kan være, at butikken lukker en halv time senere om fredagen, så medarbejderen på sine fredagsvagter skal møde og gå en halv time senere. Der kan også være tale om en tilpasning af arbejdsområdet: Medarbejderen skal fremover passe telefonen flere timer ugentligt, end personen ellers har skullet, eller noget tilsvarende.
Så længe vi taler om en forandring, som ikke er væsentlig for medarbejderens ansættelse som helhed, kan den implementeres umiddelbart – dog under skyldig hensyntagen til, at medarbejderen også skal have sin hverdag til at fungere, for eksempel ved små ændringer i mødetiderne. Du skal gøre dig umage for, at medarbejderen forstår, hvorfor I ændrer på de eksisterende forhold, og meget ofte vil det jo også være noget, der har været diskuteret i virksomheden forud.
Jo mere åben medarbejderens jobbeskrivelse er i ansættelseskontrakten, desto flere ændringer i arbejdsopgaverne kan anses som ”mindre”. Hvis medarbejderens arbejdsopgaver er meget præcist beskrevet, vil en fravigelse fra de opgaver til fordel for nogle andre være en væsentlig ændring af ansættelsesvilkårene.
Hvis du vil ændre væsentligt i en medarbejders ansættelse, er der i princippet tale om en opsigelse med et samtidigt tilbud om at fortsætte ansættelsen på de nye vilkår.
Det vil sige, at store ændringer skal varsles med det opsigelsesvarsel, den enkelte medarbejder har. Store ændringer er for eksempel:
- flytning af virksomheden, hvis det betyder en væsentlig ændring af medarbejderens daglige rejsetid frem og tilbage
- nedgang i løn enten fordi et tillæg mistes, eller fordi medarbejderens arbejdstid skæres ned
- degradering, for eksempel fra afdelingsleder til underordnet, også selvom der ikke er tale om en samtidig lønnedgang
- opnormering af stillingen fra deltid til fuld tid (hvis medarbejderen ikke selv ønsker dette)
- weekend- og natarbejde for medarbejdere, som hidtil kun har arbejdet i på hverdage og i dagtimerne.
Du er selvfølgelig i din gode ret til at ændre ansættelsesforholdene – de skal bare varsles. Af hensyn til medarbejdernes tryghed og tilfredshed, vil det som regel være en god idé at tale meget og længe om de ændringer, og hvorfor de er nødvendige, hvis medarbejderne ikke selv er enige i og glade for dem. Og tage udstrakte hensyn i en overgangsperiode, hvis medarbejderen har svært ved at få arbejdslivet og privatlivet til at hænge sammen som følge af de nye forhold.
At der skal varsles med opsigelsesvarslet betyder også, at medarbejderen kan sige nej tak og så forlade sin stilling. Der er nogle ting, som du skal gøre dig klart: Hvad vil du gøre, hvis medarbejderen siger op på grund af ændringerne? Er der et forhandlingsrum, eller er beslutningen endelig og urokkelig?
Hvis en medarbejder selv henvender sig for at få ændret arbejdsvilkårene, gælder reglen om opsigelsesvarslet ikke.
En ansat vil måske gerne have en ugentlig fridag og foreslår selv, at hun bliver ansat i en 30-timersstilling fremfor på fuld tid. Det er en anden situation end ovenfor: Så er det ikke dig, der dikterer det, og I kan derfor indføre de nye forhold så hurtigt, som det er hensigtsmæssigt for både dig, din virksomhed og medarbejderen. Der skal bare være tale om en helt frivillig aftale og gerne initieret af medarbejderen selv. At gennemføre en tvungen ændring og undgå opsigelsesvarslet ved at benævne ordningen ”frivillig” har ingen gang på jord.
Du kan læse mere om ansættelse, afskedigelse og alt det ind imellem i Regnskabsskolens Håndbog for nye chefer. Om ikke andet, så smut derhen og hent indholdsfortegnelsen og et teksteksempel, så du kan se, om det er noget for dig.