En virksomheds økonomi består af mange forskellige dele. I Ri Regnskabsskolen har vi i mange år brugt økonomihjulet her til at illustrere, hvad du skal have styr på, når du har ansvaret for en virksomheds økonomi:
Den inderste “lagkage” beskriver de 7 ting, du skal vide noget om, og ydercirklen består af de 4 praktiske opgaver, der går igen hele året rundt.
Du skal ikke nødvendigvis at være ekspert i det hele, men du skal kende områderne godt nok til, at du kan stille de rigtige spørgsmål, reagere på faresignaler og vurdere, hvornår du har brug for hjælp.
Lad os begynde med de 7 ting, du skal vide noget om.
Indtægt
Det er indlysende: Der skal være nogle indtægter. Måske ikke lige fra dag 1, når man er nystartet, men det er klart, at man skal have noget sælge – enten varer eller ydelser – ellers er det
ikke en erhvervsdrivende virksomhed.
Det er dog ikke nok at se på, hvor mange penge virksomheden får ind. Du skal også vide, hvad virksomheden tjener pengene på. Hvilke produkter eller ydelser sælger bedst? Hvilke kunder køber mest? Er der bestemte måneder, hvor omsætningen er højere eller lavere? Og tjener virksomheden reelt penge på det, den sælger?
En høj omsætning er nemlig ikke nødvendigvis det samme som et stort overskud. Hvis udgifterne ved at levere en vare eller ydelse er for høje, kan virksomheden godt have rigtig travlt uden at tjene ret mange penge. Derfor skal du både holde øje med størrelsen på indtægterne og med, hvor indtægterne kommer fra.
Fradrag
De af virksomhedens udgifter, der “medgår til at erhverve, sikre og vedligeholde indkomsten”, som der står i Statsskattelovens § 6, kan trækkes fra i regnskabet.
Det kan for eksempel være udgifter til lokaler, telefon, software, værktøj, rådgivning, markedsføring eller kurser. Men det afhænger altid af den konkrete udgift og dens sammenhæng med virksomheden og dens indtægter.
Hvis vi ikke får alle de relevante fradrag med, risikerer vi at betale mere i skat end nødvendigt. Vi skal ikke snyde i skat, men vi skal sandelig heller ikke snyde os selv. Det kræver blandt andet, at bilagene bliver gemt, at udgifterne bliver bogført korrekt, og at private udgifter ikke blandes sammen med virksomhedens udgifter.
Her kan du købe bogen Skat og moms – får du dine fradrag?
Løn
Løn er et vigtigt område, hvis virksomheden har medarbejdere – og som ejer skal du naturligvis også have løn selv.
Det er ikke nok at overføre et beløb til medarbejderens eller din egen bankkonto. Der skal blandt andet tages højde for skat, arbejdsmarkedsbidrag, ferie, pension, ATP og eventuelle personalegoder. Virksomheden skal også indberette lønnen korrekt og betale de forskellige beløb til tiden.
Fejl i lønnen kan både give utilfredse medarbejdere og ekstraarbejde med at rette indberetningerne bagefter.
I en personligt ejet virksomhed får ejeren ikke løn på samme måde som en almindelig medarbejder. Her hæver ejeren penge i virksomheden, mens skatten beregnes ud fra virksomhedens resultat. I et selskab kan ejeren derimod være ansat og få udbetalt løn.
Her kan du købe bogen Løn og lønbogføring for begyndere
Hos os kan du uddanne dig til lønbogholder
Moms
De fleste er nødt til at vide noget om moms. Hvis virksomheden er momsregistreret,
Først og fremmest skal du vide, om virksomheden skal være momsregistreret. Hvis den skal det, skal du også vide, hvilken moms der skal lægges på virksomhedens salg, og hvilken moms virksomheden kan få fradrag for på sine indkøb.
Moms er ikke en indtægt eller en udgift på samme måde som virksomhedens øvrige beløb. Virksomheden opkræver som udgangspunkt momsen på vegne af staten og afregner den senere. Derfor er det vigtigt ikke at bruge de penge, som skal betales videre.
Der kan også være situationer, hvor reglerne er mere komplicerede. Det gælder eksempelvis handel med udlandet, køb og salg af bestemte ydelser eller aktiviteter, der er fritaget for moms.
Hvis virksomheden ikke er momspligtig, kan den i nogle tilfælde være omfattet af reglerne om lønsumsafgift. Det ser man blandt andet inden for visse momsfritagne brancher.
Vi skal vide noget om moms. I hvert fald er vi nødt til at vide, om vi skal være momsregistrerede eller ej. Og hvis ikke vi er momsregistrerede, skal vi så betale lønsumsafgift?
Vi har flere kurser i moms:
Status
Virksomhedens status udtrykkes i regnskabet som Aktiver og Passiver.
Aktiverne er det virksomheden ejer, fx penge i banken, varelager, inventar, maskiner eller beløb, som kunderne skylder.
Passiverne fortæller, hvordan værdierne er finansieret, fx via lån i banken, tidligere års overskud eller private indskud.
To virksomheder med samme overskud kan være meget forskelligt stillet. Den ene kan have penge i banken og næsten ingen gæld. Den anden kan have store lån, mange ubetalte regninger og kunder, som endnu ikke har betalt. Når du ser på virksomhedens status, får du derfor et bedre billede af, hvor robust økonomien egentlig er.
Tag vores kursus i Grundlæggende regnskabsforståelse
Likviditet
Likviditet handler om, om virksomheden har penge nok til at betale sine regninger, når de forfalder.
En virksomhed kan godt have overskud på papiret og samtidig mangle penge på bankkontoen. Det kan fx ske, hvis kunderne først betaler flere måneder efter, at arbejdet er udført, eller hvis virksomheden har bundet mange penge i varer, udstyr eller andre investeringer. Overskud og likviditet er altså ikke det samme.
Du skal løbende holde øje med, hvornår pengene kommer ind, og hvornår noget skal betales. Det gælder blandt andet betalinger til leverandører, løn, moms, skat, husleje og afdrag på lån.
Hvis der er udsigt til, at pengene ikke slår til, skal du opdage det i god tid. Så kan du måske få kunderne til at betale hurtigere, udskyde en investering, aftale andre betalingsfrister eller tale med banken. Likviditetsproblemer bliver sjældent lettere af, at man venter med at gøre noget ved dem.
Tag vores kursus i Budgettering og likviditetsstyring
Ejerforhold
Virksomhedens ejerforhold har betydning for både økonomien, skatten, ansvaret og de beslutninger, der bliver truffet.
Hvis du selv ejer virksomheden, bør du overveje, hvad du ønsker at få ud af den. Skal virksomheden først og fremmest give dig en stabil indkomst? Skal den vokse og få medarbejdere? Skal den kunne sælges senere? Eller skal den give dig frihed til at arbejde på en bestemt måde? Målet er ikke nødvendigvis kun økonomisk. Det kan også handle om arbejdstid, ansvar, faglig udvikling eller muligheden for at bestemme selv.
Dine mål har betydning for, hvordan virksomheden bør drives, og hvilken virksomhedsform der passer bedst.
Hvis der er flere ejere, bliver det endnu vigtigere at afklare forventningerne. Hvor meget skal hver ejer arbejde? Hvem træffer hvilke beslutninger? Hvordan fordeles overskuddet? Og hvad sker der, hvis en ejer ønsker at forlade virksomheden? Det er lettere at tage de samtaler, mens ejerne er enige, end når der først er opstået en konflikt.
De 4 hovedopgaver
Der er 4 praktiske hovedopgaver, som skal udføres igen og igen: Budgettering, bogføring, rapportering og analyse.
De hænger tæt sammen. Budgettet beskriver, hvad virksomheden forventer. Bogføringen viser, hvad der faktisk er sket. Rapporteringen samler oplysningerne, og analysen hjælper med at forstå forskellen mellem forventningerne og virkeligheden.
Budgettering
Et budget er en plan for virksomhedens økonomi. Det kan blandt andet vise de forventede indtægter og udgifter, hvor stort et overskud virksomheden regner med, og hvornår pengene forventes at komme ind og skulle bruges.
Et budget kan hjælpe med at besvare spørgsmål som:
- Hvor meget skal virksomheden sælge for at dække sine udgifter?
- Hvor meget kan der bruges på markedsføring eller nye medarbejdere?
- Er der råd til at købe nyt udstyr?
- Hvor meget kan ejeren hæve eller få udbetalt i løn?
Budgettet skal ikke opfattes som et løfte om, hvordan året kommer til at se ud. Det er et kvalificeret bud ud fra den viden, du har på det tidspunkt, hvor budgettet bliver lavet.
Virkeligheden vil næsten altid udvikle sig anderledes. Derfor skal du løbende sammenligne budgettet med de faktiske resultater og justere planen, når forudsætningerne ændrer sig.
Et budget er mest værdifuldt, når det bliver brugt aktivt – ikke når det ligger i en mappe resten af året.
Tag vores kursus i Budgettering og likviditetsstyring
Bogføring
Alle erhvervsdrivende virksomheder skal bogføre deres økonomiske transaktioner. Det betyder, at virksomhedens køb, salg, betalinger og andre økonomiske hændelser skal registreres på en systematisk måde. Det skal være muligt at se, hvad der er sket, hvornår det er sket, og hvilket bilag der hører til posteringen.
Bogføringen er ikke kun noget, der skal laves for myndighedernes skyld. Den er grundlaget for at kunne følge virksomhedens økonomi.
Hvis bogføringen er opdateret og korrekt, kan du blandt andet se, hvor meget virksomheden har solgt for, hvilke udgifter den har haft, hvad kunderne skylder, og hvor meget der skal betales i moms.
Hvis bogføringen derimod er flere måneder bagud, træffer du beslutninger ud fra gamle oplysninger. Bogføringen bør derfor foretages løbende. Hvor ofte det er nødvendigt, afhænger af virksomhedens størrelse og aktivitet, men du bør bogføre mindst en gang om måneden.
Køb Bogen om bogføring for begyndere her
Vi har flere kurser i bogføring:
Grundlæggende bogholderi og regnskab
Rapportering
Når bogføringen er opdateret, kan du trække rapporter fra dit økonomisystem. Nogle rapporter er til virksomhedens egen ledelse. Andre skal bruges af banken, investorer, bestyrelsen, revisoren eller myndighederne.
Rapporterne kan eksempelvis vise:
- Hvor meget har virksomheden solgt for?
- Hvor store har udgifterne været?
- Hvad er resultatet?
- Hvilke kunder skylder penge?
- Hvor meget skylder virksomheden sine leverandører?
- Hvor meget skal der betales i moms?
Derudover kan virksomheden have brug for særlige rapporter om fx enkelte afdelinger, kunder, projekter eller produkter.
Virksomheden skal også rapportere til det offentlige. Det kan blandt andet være momsangivelser, lønindberetninger, årsrapport eller oplysninger til virksomhedens skatteopgørelse.
Rapportering skal derfor både sikre, at virksomheden overholder sine pligter, og at ledelsen har de oplysninger, der er nødvendige for at træffe beslutninger.
Tag vores kursus i Regnskabsanalyse og ledelsesrapportering
Analyse
En rapport er en samling oplysninger. Analysen handler om at forstå, hvad de oplysninger betyder for virksomheden.
- Har virksomheden solgt mere eller mindre end forventet?
- Er udgifterne blevet højere?
- Er dækningsgraden faldet?
- Betaler kunderne langsommere end tidligere?
- Er likviditeten blevet dårligere, selv om virksomheden har overskud?
I analysefasen kan du også finde forklaringen. Måske skyldes den lavere omsætning, at en stor kunde har bestilt mindre. Måske er lønudgifterne steget, fordi virksomheden har ansat nye medarbejdere. Eller måske er overskuddet større end forventet, fordi en planlagt investering er blevet udskudt.
Analysen gør det muligt at reagere. Det kan være nødvendigt at ændre priserne, reducere bestemte udgifter, følge op på kunder, justere salgsindsatsen eller ændre forventningerne til resten af året.
Samtidig giver analysen ny viden, som kan bruges i det næste budget. Og det er så her økonomihjulet drejer endnu en omgang.
Har du brug for hjælp?
Vi kan hjælpe dig i alle økonomihjulets faser. I ovenstående artikel har vi indsat links til vores relevante økonomikurser og bøger, men vi kan naturligvis også klare opgaverne for dig.
Tag fat i os hos Ri Revision og Rådgivning, hvis vi skal tage en uforpligtende snak om dine behov.